Flux de gestion de projet : comment en bâtir un pour le travail client

Ce qu'est un flux de gestion de projet

Un flux de gestion de projet est la séquence d'étapes que traverse un projet, de la demande à la clôture, avec un responsable et un point de sortie pour chaque étape. Il répond à une seule question : qu'est-ce qui vient ensuite, et qui s'en occupe.

Ce n'est pas le plan de projet, qui énumère les tâches et les dates d'un seul projet. Ce n'est pas non plus la gestion de projet, qui est le travail de diriger des projets : cadrer, affecter, relancer et faire rapport. Le flux est le parcours répétable, et chaque plan en est un trajet. La gestion des tâches est encore plus petite : ce sont les éléments à faire à l'intérieur d'une seule étape.

Pour une agence de contenu ou de vidéo, le parcours est en grande partie le même d'un client à l'autre, et c'est pourquoi il vaut la peine de l'écrire une fois.

Quatre types de flux, et celui qui convient au travail d'agence

Le travail client en agence correspond au type hybride. Le projet traverse les étapes ci-dessous dans l'ordre, et les pièces de contenu à l'intérieur de la production avancent en parallèle sur leur propre tableau.

Les flux de projet et de contenu fonctionnent à des niveaux différents

Un flux de contenu suit une pièce de la commande au brouillon, puis à la révision et à la publication. Un projet client regroupe un grand nombre de ces pièces, en plus de la portée, du budget, des ressources du client et de la remise. Si un seul tableau porte les deux, les questions de projet, comme qui a signé la portée ou combien de changements ont été absorbés sans être facturés, se perdent parmi les cartes de contenu.

Les six étapes d'un projet client

Chaque étape se termine à une porte de sortie : un critère que vous pouvez vérifier sans demander à personne comment il se sent.

Trois étapes demandent plus que ce que dit le tableau.

• Lancement. C'est le moment où les dates du client commencent à compter, alors elles vont au plan ici, pas plus tard.
• Révision. Chaque ronde se termine par une approbation ou une liste de changements, et chaque changement est marqué comme faisant partie de la portée ou comme une demande de changement.
• Livraison et clôture. Le bilan est la dernière étape de cette phase, pas une phase distincte, parce que c'est une courte conversation et non un bloc de travail.

Les six étapes correspondent au cycle de vie habituel d'un projet en cinq phases. La demande est l'initiation, le cadrage et le lancement sont la planification, la production est l'exécution, la révision est le suivi et le contrôle, et la livraison et clôture est la fermeture.

Un schéma de flux de gestion de projet avec ses deux boucles

Lisez la figure de gauche à droite. La boucle courte ramène de la révision à la production pour chaque ronde de révision. La boucle longue ramène de la révision au cadrage quand la portée change, de sorte que le changement est convenu de nouveau avant que le travail commence.

Dessiner le schéma, et ce qu'il faut laisser de côté

Un schéma n'est utile que s'il reste assez court pour se lire d'un coup d'œil.

1. Écrivez les étapes sous forme de boîtes, de gauche à droite, dans l'ordre où elles se produisent. Limitez-vous à six ou sept.
2. Sous chaque boîte, écrivez son critère de sortie en quelques mots. Si vous n'arrivez pas à en écrire un, l'étape n'est pas encore définie.
3. Indiquez qui est responsable de chaque étape. Le lancement et la révision demandent habituellement les mains du client, alors montrez-le plutôt que de laisser croire que l'agence fait tout.
4. Dessinez les boucles qui existent vraiment, et rien d'autre.

Ces quatre éléments, l'ordre, la porte de sortie, le responsable et les boucles, répondent à ce que demande un nouveau membre de l'équipe : où en est un projet et ce qu'il lui faut pour avancer. Laissez le reste de côté. Les tâches individuelles appartiennent au tableau, les gestes d'outil comme « envoyer un courriel » sont du bruit, et chaque statut qu'une personne peut régler à la main devient une boîte que personne ne lit. Redessinez le schéma seulement quand une étape change, pas quand un projet va mal.

Reporter les étapes sur un tableau kanban

Chaque étape devient une colonne et chaque projet client devient une carte qui avance d'une colonne à l'autre. Utilisez les mêmes noms d'étapes que dans le schéma, et gardez les pièces de contenu sur leur propre tableau pour que la carte du projet ne se remplisse pas de vingt versions de montage.

• Séparez la révision en deux colonnes. Une pour le travail qui vous attend, une pour le travail qui attend le client. Un projet qui attend une approbation depuis six jours n'est pas bloqué en production, et le tableau ne devrait pas le laisser croire. Une date à côté de la colonne du client vous dit quand relancer.
• Limitez la production. Le Kanban Guide demande aux membres de contrôler explicitement le nombre d'éléments de travail dans le flux, du début à la fin. Une colonne sans limite est l'endroit où les projets vont s'asseoir sans qu'on le remarque, et une limite force la conversation sur ce qu'il faut mettre en pause.
• Donnez une carte de cycle aux mandats. Un mandat n'atteint jamais la clôture au sens habituel. Traitez chaque période de facturation comme sa propre carte, fermez le cycle plutôt que le client, et rouvrez à la demande ou au lancement selon que le mandat a changé ou non.

Les changements de portée demandent aussi une règle. Les clients demandent un montage de plus ou une nouvelle plateforme en pleine production. Renvoyez chaque demande au cadrage, facturez-la ou convenez-en comme d'un échange, et seulement ensuite remettez-la en production. Si elle est assez petite pour être absorbée, absorbez-la volontairement et écrivez-le.

Un exemple concret : un projet vidéo à travers les six étapes

Disons qu'un client demande une vidéo de produit et trois courtes versions pour les réseaux sociaux.

• Demande. Vous consignez la demande avec le nom du client, un résumé en une phrase et la date de réception.
• Cadrage. Vous convenez par écrit des quatre livrables, de deux rondes de révision et du prix. Le client donne son accord avant qu'on tourne ou monte quoi que ce soit.
• Lancement. Le client envoie ses logos, ses images et le nom d'un approbateur. Vous placez les deux dates de révision au calendrier.
• Production. La vidéo principale et les versions courtes deviennent des cartes sur le tableau de contenu. La production les retient jusqu'à ce que chacune soit approuvée.
• Révision. Le client renvoie ses notes sur la vidéo principale. La première ronde fait partie de la portée. En cours de route, il demande une cinquième version courte pour une autre plateforme, alors vous la renvoyez au cadrage, vous la facturez et seulement ensuite vous la remettez en production.
• Livraison et clôture. L'approbation finale est consignée sur une version précise, les fichiers et la publication sont remis, la facture part et les notes de bilan sont classées.

L'exemple compte une boucle de révision et une boucle de changement de portée, et c'est toute la forme du schéma.

Un modèle d'étapes à copier

Copiez ce tableau dans une feuille ou un document pour chaque nouveau projet, et remplissez la colonne de droite avant le début du projet.

Trois mesures, sans tableau de bord

Les rondes utilisées par rapport aux rondes incluses, les jours d'attente du client et les changements de portée soulevés après le lancement couvrent les principales façons dont un projet client déraille. Un nombre croissant de changements de portée signifie que la première portée convenue n'était pas assez précise. Vous pouvez lire les trois à partir de dates et d'un journal des changements que vous tenez déjà, lors d'une vérification hebdomadaire de dix minutes. Si vous bâtissez un rapport pour suivre le flux, le processus est devenu le travail.

Quand un tableau blanc ou un tableur suffit

Avec un ou deux clients, une seule file de travail et une équipe qui se parle tous les jours, un tableau blanc à six colonnes fait l'affaire, tout comme un tableur avec un onglet par projet et une colonne d'étape. Passez à un outil quand les dates d'un client entrent en conflit avec celles d'un autre, ou quand les fichiers d'un projet se trouvent à trois endroits et que personne ne peut dire lequel contient la version approuvée. Le suivi de production vidéo est une façon pratique de mettre d'abord les étapes dans une feuille, et la planification de calendriers pour plusieurs clients traite du problème suivant, quand les projets commencent à se chevaucher.

Mettez les six étapes par écrit cette semaine

Dessinez le schéma sur papier pour le prochain projet qui démarre, et vérifiez chaque porte de sortie par rapport à ce qui se passe vraiment. Modifiez-le une seule fois ensuite, si une porte était floue ou qu'il manquait une boucle.

Questions fréquentes sur les flux de gestion de projet