Comment concevoir un processus d'approbation qui ne bloque pas le travail

Ce qu'est un processus d'approbation et en quoi il diffère d'une révision

Un processus d'approbation est le parcours établi qu'un travail suit depuis « prêt pour une décision » jusqu'à « approuvé ou renvoyé », avec des personnes nommées à chaque étape. Il comporte quatre parties : soumettre l'élément, le réviser, décider et consigner la décision sur la version précise qui a été jugée.

Une révision et une approbation ne sont pas la même chose. La révision, ce sont des commentaires : plusieurs personnes peuvent dire ce qu'elles remarquent. L'approbation, c'est une décision : une seule personne dit que l'élément peut aller de l'avant. Un processus qui mélange les deux laisse tout le monde commenter et personne décider.

Il diffère aussi d'un flux de production de contenu, qui couvre tout le parcours, du mandat à la publication. L'étape d'approbation est la porte de validation à l'intérieur de ce parcours, et elle peut s'appliquer à un processus (une facture ou un contrat), à un projet (un plan de campagne) ou à un seul élément (une publication ou un montage). Pour le travail d'agence auprès des clients, c'est l'élément unique qui compte, parce que chacun a sa propre version, son propre client et sa propre échéance.

Où l'approbation se bloque

Le travail échoue rarement parce qu'on le refuse. Il se bloque, pour trois raisons.

• Aucune échéance. Une révision sans date reste ouverte jusqu'à ce que quelqu'un relance, et la relance dépend de la mémoire et de la bonne volonté. Donnez une date à chaque étape.
• Aucun décideur unique. Quand deux personnes peuvent dire oui, chacune suppose que l'autre agira. Plusieurs personnes peuvent commenter, mais une seule prend la décision finale.
• Une version approuvée qui change. Quelqu'un approuve la v2, le monteur corrige une coquille et publie la v3. L'approbation était réelle, mais elle visait autre chose. Tout changement après l'approbation devrait lancer une nouvelle révision.

Une quatrième cause est plus discrète : des réviseurs qui ne savent pas quoi regarder. « Jetez un œil à ceci » invite des commentaires sur tout. « Vérifiez le prix et l'affirmation dans la première ligne » obtient une décision.

Choisissez l'ordre et le nombre de paliers

La révision séquentielle envoie l'élément à une personne à la fois, ce que la documentation des approbations Power Automate décrit pour son type d'approbation séquentielle. La révision en parallèle l'envoie à tout le monde en même temps, ce qui est plus rapide, mais le refus d'un réviseur fait perdre leur temps aux autres.

Un seul décideur est la bonne option par défaut pour une petite équipe. N'ajoutez un deuxième palier que lorsqu'une erreur coûte plus cher que ce que l'équipe peut absorber : une affirmation sur un produit, un paiement qui sort de l'entreprise, une déclaration faite sous la raison sociale d'un client. Demandez-vous ce que le deuxième palier attraperait que le premier ne peut pas. Si la réponse n'a rien de précis, retirez-le.

Acheminez les approbations à plusieurs paliers selon le risque et nommez un substitut

Un processus d'approbation à plusieurs paliers envoie différents éléments par différents chemins, selon ce qui pourrait mal tourner. Établissez les paliers selon le risque, pas selon l'habitude, et écrivez quel type d'élément va où.

• Risque faible. Une publication programmée à partir d'un modèle approuvé. Le responsable du compte décide seul.
• Risque moyen. Un nouveau montage vidéo pour un client. Le responsable du compte le vérifie, puis la personne-ressource du client décide.
• Risque élevé. Une publicité payante avec une affirmation sur un produit, ou tout ce qui paraît sous la raison sociale du client. Le responsable du compte le vérifie, la personne-ressource du client décide, et une troisième personne ayant le pouvoir de refuser, comme le contact juridique ou de la conformité du client, approuve en dernier.

Chaque palier est séquentiel, parce que chaque vérification dépend de la précédente. Seul le palier change, jamais la règle voulant qu'une seule personne prenne la décision finale à chaque étape.

Chaque étape a aussi besoin d'un substitut. Les gens partent en vacances et tombent malades, et une révision confiée à quelqu'un d'absent se bloque aussi sûrement qu'une révision sans échéance. Nommez un suppléant pour chaque décideur et indiquez qui on contacte quand une révision est en retard. Mettez les deux dans le modèle ci-dessous.

Établissez votre parcours d'approbation en cinq décisions

Vous n'avez pas besoin d'un logiciel pour commencer. Décidez de ces points par écrit avant que le premier élément passe.

1. Ce qui nécessite une approbation. Pas tout. La republication d'un modèle déjà approuvé peut se passer de révision. Tracez la ligne.
2. Qui décide. Une personne nommée par type d'élément.
3. L'ordre. Séquentiel ou parallèle, comme ci-dessus.
4. L'échéance et la règle du silence. Convenez si l'absence de réponse à l'échéance veut dire approuvé ou veut dire que la date est reportée. L'une ou l'autre fonctionne. L'absence de règle, non.
5. Le chemin de refus. Qui corrige, et si la version corrigée retourne à tout le monde ou seulement à la personne qui s'y est opposée.

Faites ensuite passer trois ou quatre vrais éléments dans ce parcours et changez tout ce qui a causé une attente.

Un modèle à copier

Gardez le modèle à une page, une copie par type d'élément. S'il s'allonge, c'est que le processus en fait plus que le travail n'en demande.

Trois exemples

• Une publication sociale. Un décideur, le responsable du compte, plus une vérification en parallèle si la publication contient une affirmation sur un produit. L'échéance est 24 heures avant l'heure programmée. La règle du silence veut qu'elle ne soit pas publiée sans un oui, parce qu'une publication mise en ligne sans approbation est difficile à retirer. Le côté client de cette question, les lots, les légendes et les règles du silence, est expliqué dans obtenir l'approbation du client pour les publications sociales.
• Un montage vidéo. Deux rondes en séquence : la structure et l'histoire d'abord, puis la finition et les faits, chacune avec une date et un seul ensemble de notes consolidées. L'approbation nomme le montage exact. La façon de mener cette révision est expliquée dans le processus de révision vidéo client.
• Une facture mensuelle. Séquentielle, avec une échéance ferme liée à la date de facturation : le producteur la prépare, le responsable du compte la vérifie, le responsable des finances décide. Une fois envoyée, un total modifié est un nouveau document avec sa propre approbation, pas une retouche.

Ce que l'automatisation peut et ne peut pas faire

Le logiciel s'occupe des tâches mécaniques : les rappels avant et après une échéance, le passage du travail au réviseur suivant, le maintien de la version approuvée figée et la consignation de qui a dit oui à quelle version. C'est tout l'intérêt de consigner les approbations pour chaque version.

Il ne peut pas forcer un approbateur lent à se décider, juger ce qui est suffisamment bon ni départager deux réviseurs en désaccord. Il acheminera aussi fidèlement le travail vers une étape dont personne n'est responsable, alors prenez d'abord les cinq décisions.

Une pigiste avec un seul client qui approuve en répondant à un message peut continuer ainsi, pourvu que la version approuvée soit nommée et sauvegardée là où le prochain montage ira la chercher. Un outil se justifie quand l'attente d'une approbation est ce qui ralentit la livraison.

Questions fréquentes sur les processus d'approbation