Processus d'approbation de contenu : étapes, rôles et approbation client des publications sociales

Ce qu'est un processus d'approbation de contenu, et en quoi il diffère de la révision

Un processus d'approbation de contenu est le chemin convenu qu'un contenu suit, de la version prête jusqu'au oui d'une personne désignée, avant sa publication. Il se compose d'étapes, des personnes qui en sont responsables, d'une échéance pour chaque ronde et d'un registre de ce qui a été approuvé. Mis par écrit, c'est votre flux d'approbation de contenu.

La révision et l'approbation sont deux tâches différentes. La révision, c'est quiconque donne des notes : un collègue qui repère une faute de frappe, un client qui demande une intro plus courte. L'approbation, c'est une seule personne qui a l'autorité de dire que la version devant elle peut être publiée. Plusieurs réviseurs peuvent donner des notes, mais chaque contenu n'a besoin que d'une seule approbation, liée à une version précise.

Pour une agence, c'est surtout important dans l'approbation client des médias sociaux, où le client est en dehors de vos outils, où plusieurs personnes ont une opinion et où la publication devient publique. Le reste de cet article couvre les étapes, les rôles et les registres qui font tenir cette approbation. Pour la mécanique générale, consultez comment concevoir un flux d'approbation.

L'approbation client est plus difficile que l'approbation interne

La révision interne se fait dans des outils que votre équipe partage déjà. L'approbation client se distingue de l'approbation interne de trois façons.

• Le client est en dehors de vos outils. Il approuve depuis sa boîte de réception ou son téléphone, entre deux réunions, et n'a aucune raison d'apprendre votre système. Ce que vous choisissez doit fonctionner pour quelqu'un qui ouvre seulement un lien.
• Il n'approuve pas seulement la qualité. Un client valide l'image de marque, le ton et toute affirmation sur son produit, et certaines de ces vérifications reviennent à des gens qui n'apparaissent jamais dans vos courriels.
• L'approbation est ce que vous montrez quand quelque chose tourne mal. Si une publication indique le mauvais prix ou utilise un clip sans licence, la première question est de savoir qui l'a approuvée, sous quelle forme et sur quelle version. Un pouce levé dans une application de clavardage est une piètre réponse.

Un processus d'approbation de contenu compte cinq étapes

Gardez les étapes peu nombreuses et faites en sorte que chacune se termine par quelque chose de vérifiable. L'assurance qualité interne est celle que les équipes débordées sautent, et c'est elle qui évite au client de consacrer sa révision aux fautes de frappe.

Un modèle à copier

Collez ceci dans un document ou un tableur et remplissez une ligne par étape. Fixez les échéances une fois par client, puis réutilisez le tableau à chaque ronde.

Décidez qui approuve quoi avant la première publication

Nommez trois rôles du côté du client, et notez-les.

• L'image de marque. Généralement une personne responsable du marketing. Elle vérifie le ton, les visuels et si la publication ressemble à l'entreprise.
• Le juridique ou la conformité. Nécessaire pour les affirmations sur les résultats, la santé, la finance, les prix ou les concurrents. Demandez s'il existe un réviseur juridique et combien de temps il prend, parce que ce délai fait partie de votre échéancier. S'il n'y en a pas, faites-le confirmer par écrit, pour que l'absence relève de lui.
• Le signataire. La seule personne dont le oui compte, et qui n'est souvent pas celle qui donne le plus de notes. Si deux personnes peuvent approuver, décidez de qui le oui est final.

Les agences s'attirent des ennuis quand le signataire n'est pas clair. La note d'un jeune professionnel du marketing est traitée comme une approbation, puis la personne plus senior s'objecte plus tard à la même publication.

Une approbation appartient à une seule version

Une approbation se rattache à un fichier, une légende et un ensemble de liens précis, sous un numéro de version, et non à la publication comme idée. Tout changement par la suite la rend périmée : un remontage, une nouvelle vignette, une modification de la légende, un mot-clic remplacé ou un lien changé. La nouvelle version a besoin de son propre oui.

Les équipes résistent parce que les petits changements semblent inoffensifs, et une correction de légende manifestement bonne est justement la façon dont une publication sort sans avoir été vue. Le processus de révision vidéo client explique comment nommer les versions et pourquoi les numéros ne doivent que monter. Appliquez la même discipline aux images et aux carrousels.

Envoyez la légende avec le visuel

Un client qui approuve une vidéo sans lire la légende n'a approuvé que la moitié de la publication. Mettez la légende, les mots-clics et le lien dans le même message que le visuel, et demandez un seul oui pour l'ensemble.

Si la légende arrive plus tard, elle devient une deuxième approbation avec sa propre échéance, et la publication sort avec une image approuvée et une phrase non révisée. Vérifiez d'abord la longueur pour chaque plateforme avec le vérificateur de longueur de légende, pour que le client ne révise pas un texte qui sera coupé. L'aide YouTube indique que les descriptions de vidéo sont limitées à 5 000 caractères.

Regroupez les approbations chaque semaine, sauf si la publication est urgente

• Un lot hebdomadaire. Rassemblez les publications de la semaine dans un seul message avec une seule échéance. Le client révise en une seule séance et vous recevez une réponse consolidée. Cela convient au contenu régulier et programmé, et aux clients qui ont un jour de révision prévisible.
• Une à la fois. Envoyez chaque publication dès qu'elle est prête. Cela convient à une publication réactive, à une actualité à saisir, ou à une publication à risque juridique qui demande son propre réviseur et son propre délai.

Un lot a une limite. S'il contient plus de publications qu'un réviseur peut lire attentivement d'un seul coup, les approbations deviennent plus rapides et moins bonnes. Gardez-le à une taille que le signataire peut terminer et reportez le surplus à la ronde suivante. Bâtir un calendrier de contenu pour plusieurs clients montre comment remonter des dates de publication jusqu'à l'échéance du lot.

Fixez une échéance, et convenez d'avance de ce que veut dire le silence

Chaque ronde a besoin d'une échéance et d'une règle pour le cas où personne ne répond. Le silence n'est pas une approbation : le client n'a peut-être pas vu le message, attend peut-être le juridique, ou répondra peut-être demain.

La seule exception honnête est une fenêtre d'approbation automatique, convenue par écrit avant la première publication : une version est publiée comme prévu à moins que des notes n'arrivent avant une heure précise. Trois conditions la rendent solide.

• Elle figure dans l'entente, pas dans un rappel. Elle doit exister avant la publication.
• Elle ne couvre que le contenu courant. Gardez-en à l'écart les affirmations, les mentions légales et les prix, et repoussez plutôt leur date.
• Le registre indique approuvé automatiquement, pas approuvé. Ce sont deux faits différents, et personne ne devrait plus tard prendre l'un pour un oui signé.

Tenez un registre d'approbation

Le registre répond à une seule question : qui a approuvé ceci, et qu'a-t-il vu? Pour chaque publication, conservez :

• L'identifiant de la publication et le numéro de version.
• Le visuel, la légende, les mots-clics et le lien qui ont été approuvés, ou une copie de ceux-ci.
• Qui l'a approuvée, quand, et ses mots exacts.
• Les notes reçues, et la façon dont chacune a été traitée.
• L'heure de publication et le lien en ligne.

Collez la réponse du client dans la ligne, pas votre résumé. Une paraphrase est votre interprétation, et une citation est son libellé.

Quand un document partagé suffit

Pour un client et quelques publications par mois, un dossier de fichiers versionnés, une ligne par publication, des approbations citées dans la ligne et un calendrier à côté forment une configuration complète. Ajoutez un logiciel quand plusieurs clients et approbateurs se partagent la même semaine et que le document commence à contredire la boîte de réception, comme le décrit quand un tableur ne suffit plus pour la production vidéo.

Questions fréquentes sur l'approbation de contenu